پاسخ به سوالات متداول درباره فرم ادعای سابقه تامین اجتماعی

کارگر ۲۴ – فرم ادعای سابقه بیمه یکی از روش‌های رسمی و قانونی برای پیگیری سوابق بیمه‌ای ثبت نشده است. این فرم صرفا مخصوص افراد بازنشسته یا شاغل نیست.

در نظام بیمه‌‌ای ایران، ثبت دقیق و کامل سوابق شغلی و بیمه‌ای کارگران، یکی از ارکان اصلی بهره‌مندی از حمایت‌های قانونی سازمان تامین اجتماعی است. با این حال، در مواردی دیده می‌شود که به دلایل مختلف، بخشی از سابقه کاری بیمه‌شدگان در سامانه تامین اجتماعی ثبت نشده یا از قلم افتاده است. این نقص ممکن است ناشی از سهل‌انگاری کارفرما، تعطیلی یا انحلال کارگاه، یا نبود مستندات کافی باشد. برای حل این مشکل و فراهم کردن امکان احقاق حقوق بیمه‌ای، سازمان تامین اجتماعی سازوکاری قانونی تحت عنوان «فرم ادعای سابقه بیمه» لحاظ کرده است.

فرم ادعای سابقه تامین اجتماعی چیست و چه کاربردی دارد؟

کارتابان نوشت: فرم ادعای سابقه بیمه (فرم شماره ۱ سازمان تامین اجتماعی) فرمی برای طرح ادعای اشتغال در کارگاه‌هایی است که بنا به دلایل مختلف، سابقه بیمه‌ای مربوط به آن‌ها در سوابق کارگر ثبت نشده است. این فرم، یکی از راهکار‌های قانونی سازمان تامین اجتماعی برای بررسی و احراز سوابق مفقود یا ثبت نشده بیمه‌شدگان در کارگاه‌های مشمول قانون تامین اجتماعی است.

قانون تامین اجتماعی

‌ماده ۳۹ ـ کارفرما مکلف است حق بیمه مربوط به هر ماه را حداکثر تا آخرین روز ماه بعد به سازمان بپردازد. همچنین صورت مزد یا حقوق ‌بیمه‌ شدگان را به ترتیبی که در آئین‌ نامه طرز تنظیم و ارسال صورت مزد که به تصویب شورایعالی سازمان خواهد رسید به سازمان تسلیم نماید. سازمان ‌حداکثر ظرف شش ماه از تاریخ دریافت صورت مزد اسناد و مدارک کارفرما را مورد رسیدگی قرار داده و در صورت مشاهده نقص یا اختلاف یا مغایرت ‌به شرح ماده ۱۰۰ این قانون اقدام و مابه‌ التفاوت را وصول می نماید هرگاه کارفرما از ارائه اسناد و مدارک امتناع کند سازمان مابه ‌التفاوت حق بیمه را رأسا تعیین و مطالبه و وصول خواهد کرد.

بر اساس دستورالعمل شماره ۵۰۰۰/۵۳۹ مورخ ۱۳۸۸/۶/۲۱، هدف از ایجاد این فرآیند، رسیدگی به ادعاهایی است که در آن‌ها بیمه شده سابقه‌ای از اشتغال دارد ولی کارفرما به هر دلیلی اقدام به بیمه‌پردازی نکرده یا مستندات مربوطه در سیستم سازمان تامین اجتماعی موجود نیست.

چه کسانی می‌توانند فرم ادعای سابقه بیمه را تکمیل کنند؟

فرم ادعای سابقه بیمه یکی از روش‌های رسمی و قانونی برای پیگیری سوابق بیمه‌ای ثبت نشده است. این فرم صرفا مخصوص افراد بازنشسته یا شاغل نیست. مطابق با مفاد دستورالعمل رسمی شماره ۵۰۰۰/۵۳۹ هر فردی که ادعای اشتغال در یک کارگاه مشمول قانون تامین اجتماعی دارد اما سوابق وی در سامانه ثبت نشده، می‌تواند این فرم را تکمیل و ارائه کند.

کسانی که می‌توانند فرم ادعای سابقه بیمه تامین اجتماعی را پر کنند

۱- بیمه شده (متقاضی اصلی)

شخصی که ادعا دارد در یک دوره زمانی مشخص در کارگاهی مشمول قانون تامین اجتماعی مشغول به کار بوده، اما سابقه بیمه‌پردازی برای او ثبت نشده است.

۲- وراث قانونی متقاضی (در صورت بیماری یا ناتوانی)

در صورتی که فرد مدعی فوت شده باشد، وراث قانونی (با ارائه سند انحصار وراثت) می‌توانند پیگیر ثبت سوابق وی شوند. این موضوع در مواردی کاربرد دارد که بازماندگان قصد دارند از مزایای مستمری استفاده کنند.

۳- وکیل قانونی بیمه‌شده

در صورتی که فرد مدعی به دلیل بیماری، کهولت سن یا ناتوانی قادر به پیگیری شخصی نباشد، وکیل قانونی با وکالت نامه رسمی می‌تواند فرم ادعای سابقه را از طرف او تکمیل و مراحل پیگیری را انجام دهد.

۴. بازماندگان یا نمایندگان قانونی

افرادی که در شرف برخورداری از تعهدات بلند مدت سازمان (بازنشستگی، ازکارافتادگی یا مستمری بازماندگان) هستند، در اولویت بررسی قرار دارند، در نتیجه، فرزندان، همسر یا وکلا و نمایندگان قانونی آن‌ها نیز در موارد خاص مجاز به تکمیل فرم خواهند بود.

وظیفه سازمان تامین اجتماعی در قبال سوابق بیمه‌ای چیست؟

سازمان تامین اجتماعی موظف است به هرگونه ادعای بیمه‌شه یا نماینده قانونی او درباره اشتغال در کارگاه‌های مشمول قانون، حتی در صورت ثبت نشدن سابقه در سیستم، رسیدگی کند. براساس دستورالعمل شماره ۵۰۰۰/۵۳۹، واحدهای اجرایی این سازمان باید پس از دریافت فرم ادعای سابقه و مدارک مربوطه، هویت و سوابق فرد را بررسی کرده، پرونده را برای بررسی دقیق تر به کمیته‌های تخصصی شعبه‌ای یا استانی ارجاع دهند.

حتی در مواردی که کارگاه تعطیل شده یا کارفرما از اظهار نظر خودداری کرده باشد، سازمان مکلف به پیگیری موضوع است. وظایف سازمان شامل تشکیل کمیته بررسی، انجام بازرسی میدانی (در صورت نیاز)، محاسبه حق بیمه، اخذ نظر کارشناسی و ثبت نهایی سابقه در پرونده بیمه‌شده است. در نهایت، در صورت تایید، این سابقه مبنای دریافت تعهدات بلند‌مت مانند بازنشستگی یا مستمری بازماندگان قرار می‌گیرد.

چه زمانی باید فرم ادعای سابقه بیمه را پر کنید؟

در مواردی که سابقه اشتغال در یک کارگاه مشمول قانون تامین اجتماعی به هر دلیل در سامانه سوابق بیمه‌ای ثبت نشده یا ناقص باشد، امکان تکمیل و ارائه فرم ادعای سابقه بیمه فراهم شده است. همانطور که گفته شد، این وضعیت ممکن است ناشی از عدم ارسال لیست بیمه توسط کارفرما، تعطیلی یا انحلال کارگاه، یا فقدان مستندات ثبت شده در سیستم باشد. چنانچه بررسی اولیه نشان دهد تمام یا بخشی از دوره‌ی مورد ادعا در سوابق موجود نیست، موضوع قابلیت پیگیری از طریق فرآیند ادعای سابقه را خواهد داشت.

انواع مشکلاتی که باعث می‌شود نیاز به فرم ادعای سابقه داشته باشید

در مواردی، اختلال در ثبت سوابق بیمه‌ای منجر به نیاز به پیگیری رسمی از طریق فرم ادعای سابقه می‌شود. در ادامه به رایج‌ترین این موارد اشاره شده است.

۱- عدم ارسال لیست بیمه توسط کارفرما در دوره اشتغال

۲- ارسال لیست بیمه از جانب کارفرما بدون واریز حق بیمه

۳- عدم تطابق اطلاعات شناسنامه‌ای یا شماره بیمه‌ای با سوابق درج شده در سیستم

۴- اشتباهات کارفرما در گزارش ماهانه یا نارسایی‌های سیستمی در انتقال داده‌ها

۵- واریز ناقص حق بیمه علیرغم کارکرد کامل کارگر

۶- حذف ناخواسته سابقه در پی اصلاحات سیستمی یا ادغام شماره بیمه‌های موقت

۷- اشتغال در کارگاه‌هایی که فاقد کد کارگاهی ثبت‌شده نزد تامین اجتماعی بوده‌اند

۸- تغییر کارگاه یا انتقال به شعبه دیگر بدون ثبت کامل اطلاعات پیشین

۹- ارائه ناقص مدارک در زمان اشتغال یا عدم ثبت مدارک در بایگانی کارگاه

در کلیه این حالات، سازمان تامین اجتماعی مکلف به بررسی مدارک و ادعای بیمه‌شده است و در صورت نیاز می‌توان بازرسی میدانی یا تحقیق محلی را نیز انجام داد. هر یک از این موارد می‌تواند دلیل موجهی برای ورود به فرآیند ادعای سابقه تلقی شود.

مدارک هویتی مورد نیاز برای اثبات ادعای سابقه بیمه‌ای

۱- مدارک هویتی بیمه شده

مدارک هویتی مورد نیاز برای اثبات سابقه بیمه‌ای
مدارک هویتی مورد نیاز برای اثبات سابقه بیمه‌ای

۲- مدارک قابل ارائه جهت بررسی ادعای احتساب سابقه:

برای بررسی سوابق ادعایی، فرد باید حداقل یکی از مدارک زیر را که مربوط به دوره مورد ادعاست ارائه دهد:

– حکم استخدامی، ارتقاء شغلی یا تغییر سمت

– لیست‌های حقوق کارگاه همراه با اظهارنامه مالیاتی تایید‌ شده توسط اداره دارایی

-دفاتر قانونی کارگاه یا اسناد هزینه

– گواهی بانک مبنی بر واریز حقوق طبق لیست حقوق

-فیش، چک بانکی یا رسید پرداخت حقوق

– کارت افتتاح حساب بانکی مرتبط با پرداخت‌ها

– کارت‌های حضور و غیاب یا دفاتر ورود و خروج کارکنان

– کارت بهداشتی صادره از اداره بهداشت محیط کار

– معاینات پزشکی بدو استخدام (مطابق ماده ۹۰ قانون تامین اجتماعی)

– هر نوع مدرک معتبر دیگر که اشتغال فرد را در دوره مورد نظر اثبات کند

تذکر: در صورتی که بیمه‌شده هیچ یک از مدارک فوق را در اختیار نداشته باشد، ارائه نام و نشانی تعدادی از همکاران دوره اشتغال، جهت انجام تحقیقات میدانی، الزامی است.

نکته مهم: اصل تمامی اسناد پس از تطبیق با تصویر آن‌ها توسط واحد نام‌نویسی و حساب‌های انفرادی، به متقاضی بازگردانده خواهد شد.

نکات مهمی که قبل از پر کردن فرم ادعای سابقه باید بدانید

۱: تکمیل فرم توسط شخص مدعی

فرم باید توسط شخص بیمه‌شده تکمیل و امضا شود. در صورت فوت، بیماری یا کهولت سن، وراث قانونی یا وکیل رسمی یا نماینده قانونی می‌توانند این مسئولیت را بر عهده بگیرند.

۲: اطمینان از کارگاه مشمول قانون تامین اجتماعی

فقط سوابق مربوط به کارگاه‌هایی که مشمول قانون تامین اجتماعی هستند قابل بررسی است. بنابراین مشخصات کارگاه و نوع فعالیت آن باید بررسی و درج شود.

۳: درج دقیق دوره زمانی اشتغال

تاریخ شروع و پایان دوره اشتغال باید دقیق و بر اساس مستندات احتمالی تنظیم شود، زیرا بازه زمانی مبنای بررسی کارشناسان خواهد بود.

۴: لزوم تهیه مدارک و مستندات قبل از تهیه فرم

بیمه‌شده بهتر است هنگام آماده‌سازی فرم ادعای سابقه، مدارک لازم از جمله مدارک هویتی و شغلی (که پیش‌تر به آن‌ها اشاره شد) را نیز تهیه و ضمیمه کند.

۵: عدم پاسخگویی کارفرما مانع بررسی نیست

حتی اگر کارفرما همکاری نکند یا پاسخ ندهد، طبق دستورالعمل، این مسئله مانع رسیدگی به درخواست فرد نخواهد بود.

۶: اولویت بررسی برای برخی گروه‌ها

افرادی که در آستانه بازنشستگی، ازکارافتادگی یا دریافت مستمری بازماندگان هستند، در اولویت بررسی قرار دارند.

آموزش ثبت آنلاین فرم ادعای سابقه در سایت تامین اجتماعی

با توجه به توسعه خدمات غیرحضوری سازمان تامین اجتماعی، امکان ثبت درخواست ادعای سابقه بیمه از طریق سامانه تامین اجتماعی (تامین من) فراهم شده است. در ادامه به مراحل انجام این کار می‌پردازیم:

۱- مراجعه به سامانه خدمات الکترونیک تامین اجتماعی (تامین من) es.tamin.ir

مرحله اول

۲- وارد حساب کاربری خود شوید. اگر تاکنون ثبت‌نام نکرده‌اید، ابتدا باید در سامانه «تامین اجتماعی من» احراز هویت انجام دهید.

مرحله دوم

۳- از طریق منوی بالا، با انتخاب گزینه بیمه شدگان وارد قسمت خدمات سابقه شوید. سپس از میان گزینه‌‌ها، اعتراض به سوابق ناموجود را انتخاب کنید.

مرحله سوم

۴- در این صفحه (اعتراض به سوابق ناموجود) فهرستی از درخواست‌های قبلی در صورت وجود نمایش داده می‌شود. اگر برای نخستین بار قصد ثبت اعتراض را دارید. یا می‌خواهید اعتراض جدیدی ثبت کنید، در همین بخش گزینه «جدید» را انتخاب کنید و بعد از تکمیل موارد خواسته شده گزینه تایید و ارسال را انتخاب کنید.

مرحله چهارم

۵- در این مرحله، صفحه‌ای با عنوان «ایجاد سابقه ناموجود» نمایش داده می‌شود که باید اطلاعات مربوط به دوره کاری مورد ادعا را به صورت دقیق وارد کرد. پس از درج اطلاعات درخواست شده، در صورت داشتن سوابق کاری در چند کارگاه مختلف که در سامانه تامین اجتماعی ثبت نشده‌اند، برای هر کارگاه باید به صورت جداگانه یک فرم تکمیل شود. یعنی پس از ثبت و ذخیره اطلاعات مربوط به یک کارگاه، لازم است مراحل ورود اطلاعات را از ابتدا برای کارگاه بعدی طی کرده و فرم جدیدی ایجاد شود.

در نهایت پس از تکمیل اطلاعات، باید گزینه ذخیره انتخاب شود.

مرحله پنجم

۶- این مسیر زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که سابقه بیمه‌ای فرد در سیستم ثبت شده، اما ناقص است؛ برای مثال ممکن است تعداد روزهای کارکرد در یک ماه کمتر از کارکرد واقعی باشد، یا اطلاعات ثبت شده دارای اشکالاتی در تاریخ، کارگاه یا نوع بیمه باشد. در چنین مواردی، این گزینه امکان ثبت درخواست اصلاح یا تکمیل سابقه را فراهم می‌سازد و با هدف رفع مغایرت‌ها در اطلاعات بیمه‌ای فرد، ایجاد شده است.

مرحله ششم

۷- در این مرحله، فهرست کامل سوابق بیمه‌ای فرد به صورت ماه به ماه نمایش داده می‌شود. در صورتی که کاربر متوجه نقص، مغایرت یا کارکرد اشتباه در بخشی از سابقه ثبت شده شود، این امکان وجود دارد که از طریق گزینه «ویرایش» در ردیف مربوطه، اطلاعات صحیح را وارد کند. این ویرایش‌ها به عنوان ادعای جدید ثبت شده و جهت بررسی و تصمیم‌گیری به شعبه تامین اجتماعی مربوطه ارجاع داده می‌شود.

مرحله هفتم

۸- پس از انتخاب گزینه ویرایش در مرحله قبل، این صفحه ظاهر می‌شود که روزهای ثبت شده در هر ماه نمایش داده می‌شود و بیمه شده می‌تواند تعداد روزهای واقعی اشتغال خود را در سطر پایین وارد کند. برای مثال در این تصویر تعداد روزهای بیمه در ماه‌های مهر، آذر، دی ثبت نشده است. در نتیجه، بیمه‌شده در ردیف پایین تعداد روزهای ادعایی خود را وارد کرده است. بعد از تکمیل این بخش در نهایت باید گزینه تایید انتخاب شود.

مرحله هشتم

نمونه فرم پر شده ادعای سابقه بیمه

فرم ادعای سابقه – تامین اجتماعی

برای ثبت درخواست سوابق بیمه‌ای، ابتدا لازم است فرم ادعای سابقه را دانلود و تکمیل کنید. نسخه رسمی فرم از لینک زیر قابل دریافت است:

نحوه ارسال فرم به تامین اجتماعی

پس از تکمیل فرم شماره ۱ (فرم ادعای سابقه بیمه)، این فرم باید توسط شخص متقاضی به واحد نام‌نویسی و حساب‌های انفرادی شعبه تامین اجتماعی مربوطه، به محل کارگاه مورد ادعا تحویل داده شود. در صورتی که متقاضی فوت کرده باشد یا به دلیل بیماری، کهولت سن یا سایر محدودیت‌های قانونی قادر به پیگیری مستقیم نباشد، ارائه فرم و مدارک می‌تواند از سوی وراث یا وکیل یا نماینده قانونی او انجام شود.

فرم باید در دو نسخه و همراه با مدارک هویتی و شغلی مرتبط تحویل گردد. پس از تکمیل مدارک، واحد شعبه وظیفه دارد پرونده را ثبت، بررسی و برای رسیدگی در کمیته تخصصی آماده کند.

مراحل رسیدگی به ادعای سوابق بیمه

۱- تحویل فرم و مدارک

ابتدا فرم ادعای سابقه همراه با مدارک هویتی و شغلی به واحد نام‌نویسی شعبه ارائه می‌شود.

۲- بررسی اولیه توسط شعبه

شعبه بررسی می‌کند که آیا سوابق مورد ادعا در پایگاه اطلاعات سازمان وجود دارد یا خیر.

– اگر سابقه به طور کامل موجود باشد رسیدگی متوقف می‌شود.

– اگر مشخص شود که همه یا بخشی از دوره مورد ادعا در سامانه سوابق بیمه‌ای وجود ندارد، فرآیند رسیدگی ادامه پیدا می‌کند.

۳- طرح در کمیته شعبه‌ای

مدارک و ادعاهای متقاضی توسط کمیته شعبه‌ای بررسی می‌شود. اگر برای تصمیم‌گیری نیاز به تحقیق باشد، گروه بازرسی تحقیقی به کارگاه اعزام می‌شود.

۴- بررسی نهایی توسط کمیته استانی

شعبه، پرونده را به اداره کل استان ارسال می‌کند و کمیته استانی پس از بررسی نهایی، درباره آن تصمیم‌گیری می‌کند. تصمیم کمیته می‌تواند شامل تایید یا رد بخشی/ تمامی سابقه باشد.

۵- ابلاغ نتیجه و مطالبه حق بیمه از کارفرما

در صورت تایید سابقه، شعبه تامین اجتماعی موظف است حق بیمه مربوط به آن دوره را محاسبه و از کارفرما مطالبه کند.

۶- ثبت سوابق تایید شده در پرونده بیمه‌ای

پس از پرداخت یا قطعی شدن بدهی توسط کارفرما، واحد اجرایی شعبه، سوابق تایید شده را در پرونده بیمه‌ای فرد ثبت خواهد کرد.

مدت زمان بررسی سابقه چقدر است؟

پس از آن‌که پرونده‌ی ادعای سابقه از طریق کمیته‌های شعبه‌ای و استانی بررسی و تایید شد، اگر شامل تعهدات بلند‌مدت مانند بازنشستگی یا مستمری باشد، پرونده به معاونت فنی و درآمد سازمان تامین اجتماعی ارسال می‌شود. این معاونت موظف است حداکثر ظرف یک ماه از تاریخ دریافت پرونده و مستندات، نتیجه بررسی را به شعبه اجرایی مربوطه اعلام کند.

نکته مهم: مدت زمان بررسی در مراحل اولیه (شعبه و استان) در دستورالعمل، زمان‌بندی مشخصی ندارد و به حجم پرونده‌ها، پیچیدگی مستندات و اولویت‌ بندی بیمه‌شدگان بستگی دارد. با این حال، افرادی که در آستانه بازنشستگی یا دریافت مستمری هستند، در اولویت بررسی قرار می‌گیرند.

سوالات متداول درباره فرم ادعای سابقه تامین اجتماعی

آیا فقط افراد در آستانه بازنشستگی می‌توانند فرم ادعای سابقه را تکمیل کنند؟

خیر، اگرچه اولویت بررسی با افراد در آستانه بازنشستگی، ازکارافتادگی یا مستمری بازماندگان است، اما هر فردی که بخشی از سابقه شغلی او در سیستم تامین اجتماعی ثبت نشده باشد، امکان تکمیل این فرم را خواهد داشت.

در صورتی که کارفرما فرم را تکمیل نکند یا کارگاه تعطیل باشد، آیا امکان پیگیری وجود دارد؟

عدم همکاری کارفرما یا تعطیلی کارگاه مانع رسیدگی نیست، می‌توان با معرفی همکاران سابق یا درخواست بازرسی تحقیقی، فرآیند را ادامه داد.

پس از ارسال فرم، چقدر طول می‌کشد تا نتیجه مشخص شود؟

در صورت ارجاع پرونده به معاونت فنی و درآمد برای بررسی تعهدات بلند‌مدت، نتیجه باید حداکثر ظرف یک ماه اعلام شود. در سایر موارد، مدت زمان رسیدگی بر اساس شرایط و محتوای پرونده تعیین می‌شود.

آیا پس از تایید، سابقه به صورت خودکار ثبت می‌شود؟

خیر، ابتدا باید حق بیمه دوره مورد تایید از کارفرما دریافت یا بدهی آن قطع شود. پس از آن، سابقه به طور رسمی به پرونده بیمه‌ای فرد افزوده می‌شود. در صورتی که تامین اجتماعی به دلیل عدم امکان وصول حق بیمه از کارفرما، از ثبت سوابق بیمه خودداری نماید بیمه شده می تواند از طریق شکایت در دیوان عدالت اداری سازمان تامین اجتماعی را مکلف به اعمال سوابق بیمه طبق فرم ادعای سابقه تایید شده بنماید.